Endringer i faktura

Fra 1. januar blir det endringer i fakturainformasjon både for mottakere og leverandører.

 

Larvik kommune og Lardal kommune slår seg sammen til en kommune fra 01.01.2018. Navnet på den nye kommunen blir Larvik kommune. Kommunenummeret blir 0712, og nytt organisasjonsnummer blir 918 082 956.

 

Til mottakere av  kommunale fakturaer fra nye Larvik kommune:

Fra 1. januar 2018 vil fakturaer for kommunale tjenester bli sendt fra nye Larvik kommune. Dersom du har avtalegiro med Lardal kommune vil denne ikke virke lengre.

Det må da opprettes nye – bruk informasjon som står på de første regningene du får fra den nye kommunen.

Det vil også være mulighet å opprette eFaktura på regninger fra kommunen, og firma vil ha mulighet til å få regninger elektronisk (EHF).

Regninger som gjelder januar 2018, vil bli sendt ut senere enn vanlig, og forfallet på januar-regninger vil avvike fra det normale.

Fremtidig forfall på regning for barnehage og SFO vil endres fra den 20. i måneden til den 15.

Til leverandører til nye Larvik kommune:
Nye Larvik kommune får ny elektronisk fakturaadresse for mottak av fakturaer fra januar 2018

Larvik kommune ønsker å motta alle inngående fakturaer og kreditnotaer som elektronisk faktura via aksesspunkt. Larvik kommune aksepterer kun elektroniske fakturaer fra sine leverandører i det offentlige standardformatet – Elektronisk HandelsFormat (EHF).

Larvik kommune org. nr. 948 930 560 og Lardal kommune org.nr 964 952 434 står oppført i det nasjonale Elma registeret (som viser alle mottakere av EHF fakturaer). Disse organisasjonsnumrene skal benyttes som elektronisk adresse på alle fakturaer som sendes til Larvik kommune og Lardal kommune frem til 01.01.2018.

Fakturaer som gjelder 2017, skal ha fakturadato i 2017, og skal sendes til de gamle organisasjonsnumrene og fakturaadresser, siste frist til og med 10. januar 2018. Etter dette må nytt organisasjonsnummer 918 082 956 brukes som elektronisk adresse på alle fakturaer som sendes til kommunen.

Fra 2. januar 2018 åpnes det nye organisasjonsnummeret 918 082 956 som elektronisk adresse for alle fakturaer som gjelder nye Larvik kommune fra 2018.

Deres referanse er et obligatorisk felt i EHF – standarden. Larvik kommune bruker et 5 –sifret bestillernummer for at din faktura skal gå automatisk til rette mottaker. Det må KUN stå vårt 5 – sifrede bestillernummer (ikke navn) for at fakturaen skal gå til rette mottaker i kommunen. Hvis behov for ytterligere referanse må leverandøren fylle inn et annet felt, eller som en ordrelinje.

Papirfaktura sendt pr. vanlig post er eneste måte å sende faktura til Larvik kommune på, hvis elektronisk faktura (EHF) ikke benyttes. Vi tar ikke imot faktura per mail.

Fakturaadresse: Larvik kommune, postboks 2014, 3255 Larvik

 

Hva må du som leverandør gjøre for å sende EHF faktura?

Som leverandør må du inngå avtale med et aksesspunkt. Det er en forutsetning at du selv eller via andre kan levere faktura i Elektronisk handelsformat (EHF). Det finnes mange leverandører, se f.eks: http://www.anskaffelser.no/verktoy/aksesspunkter-ehf-og-bis-formater

Du kan:

1. produsere dine fakturaer i EHF i eget fakturasystem eller

2. benytte nettbasert fakturaportal. Fakturaportal er en enkel løsning hvor man oppretter fakturaene på nett og sender disse via et aksesspunkt til kunden. Dette er spesielt aktuelt hvis man bare sender ut noen få fakturaer i året til kommunal eller statlig virksomhet. Mange banker tilbyr også denne tjenesten via nettbank. Link til Difi – kom i gang med elektronisk faktura: http://www.anskaffelser.no/temaer-elektronisk-handel/hvordan-komme-i-gang-kjoper/komme-i-gang-med-ehf

Ved spørsmål ta kontakt med: regnskapskontoret@larvik.kommune.no